Cos’è un workflow management system?
Un sistema di gestione dei workflow è un software in grado di digitalizzare i processi di lavoro, condividere informazioni, gestire le comunicazioni e il passaggio di compiti tra collaboratori secondo un insieme di regole procedurali. In un workflow management system si fornisce un certo input iniziale, al quale vengono apportate trasformazioni grazie alle attività delle risorse aziendali, che ne aggiungono valore, e si trasferisce all’esterno l’output richiesto. Le attività svolte nel processo seguono un ordine logico e/o una sequenza temporale definita.
Grazie all’utilizzo di un workflow management system la gestione dei processi aziendali diventa quindi una procedura ben definita. Per gestione dei processi si intende la progettazione, l’implementazione e la creazione di sistemi di misurazione dei processi in linea con gli obiettivi dell’azienda.
I vantaggi dell’utilizzo di un Workflow Management System
1. Riduzione degli errori
Il workflow management guida le attività quotidiane e fornisce le informazioni necessarie per svolgerle. Avendo quindi a disposizione tutte le informazioni di cui si ha bisogno, è evidente come vi sia una sensibile riduzione della possibilità di errore nello svolgimento delle proprie mansioni. I sistemi di monitoraggio inclusi nel WM system, migliorano i processi aziendali ed in questo modo contribuisco anch’essi alla riduzione degli errori.
2. Migliore vita lavorativa
L’ organizzazione delle attività in processi porta una serie di miglioramenti che rendono più qualitativa la permanenza in ufficio. Partendo dall’eliminazione dei documenti cartacei, passando per la riduzione dello stress da mail, fino ad arrivare a semplificare le attività tramite l‘utilizzo di un unico cruscotto dove gestire tutti i task assegnati, si arriva ad ottenere una maggiore qualità della vita lavorativa. Affidare al sistema tutta una serie di operazioni, controlli e avvisi consente alle risorse aziendali di lavorare al meglio su quello che è effettivamente il loro compito.
3. Maggiore integrazione
Tipicamente lo svolgimento delle attività aziendali richiede l’utilizzo di più applicazioni differenti. Un sistema di gestione dei workflow può attingere ai dati provenienti da sistemi differenti ed integrarli mettendo tutte le informazioni a disposizione delle risorse aziendali. Non sarà quindi difficile reperire ed utilizzare dati provenienti da CRM, ERP, mail, IoT e molte altre fonti di informazione.
4. Maggiore produttività
Grazie all’utilizzo di un workflow management system le informazioni sono centralizzate e i processi automatizzati. Le risorse aziendali risparmiano il tempo che avrebbero dovuto impiegare per inviare email e aggiornare le informazioni su tutti i stesatemi. Senza questi sprechi di tempo la produttività di ogni risorsa viene enormemente incrementata
5. Riduzione dei costi
Come abbiamo visto i vantaggi derivanti dall’ utilizzo di un sistema di gestione dei flussi di lavoro sono molti. Buona parte di essi si concretizza nella riduzione dei costi da parte dell’azienda. L’eliminazione delle attività ridondanti, la riduzione degli sprechi, l’ottimizzare le procedure ed il conseguente risparmio di tempo da parte delle risorse consente di dedicarsi sono alle attività che portano valore all’azienda, riducendo così lo spreco di denaro.
6. Massima trasparenza
Con l’utilizzo di questo tipo di software i ruoli delle risorse all’interno di una determinata attività sono schematizzati in maniera chiara messi a sistema, il che permette di eliminare ogni tipo di equivoco. in aggiunta gli obiettivi sono ben definiti e soprattutto misurabili.
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Fonti: